Tankgutschein als Mitarbeiterbenefit
Tankgutschein für Arbeitgeber: guter Benefit – wenn er zu Team und Prozess passt
Die Idee passt auf einen Notizzettel: Mitarbeiter erhalten jeden Monat einen Tankgutschein, der Arbeitgeber zeigt Wertschätzung und beide Seiten nutzen den steuerlichen Rahmen. In der Praxis hängen daran jedoch drei Entscheidungen: Passt Tanken zur Belegschaft? Erfüllt das konkrete Gutscheinmodell die Voraussetzungen? Und wer kümmert sich jeden Monat um Auswahl, Bestellung, Zuordnung und Ausgabe?
Genau daran entscheidet sich, ob aus dem Tankgutschein ein gern genutzter Benefit oder ein kleines Monatsprojekt wird. Diese Seite hilft Ihnen, die Grundsatzentscheidung zu treffen – ohne Sie zuerst durch sämtliche steuerlichen Sonderfälle zu schicken.
Die Entscheidung in 60 Sekunden
Ein Tankgutschein kann für Ihr Unternehmen gut passen, wenn drei Antworten zusammenkommen:
- Ihre Mitarbeiter haben tatsächlich einen Nutzen davon. Wer regelmäßig privat tankt, versteht den Benefit sofort. Für eine gemischte Belegschaft kann eine breitere Auswahl sinnvoller sein.
- Das Gutscheinmodell ist als Sachbezug geeignet. Nicht die Aufschrift „Tankgutschein“, sondern Akzeptanzbereich und Produktbedingungen sind entscheidend.
- Die monatliche Ausgabe ist beherrschbar. Ein Benefit, der jeden Monat neue Rückfragen, Bestellungen und Zuordnungen auslöst, ist weniger einfach, als sein Nennwert vermuten lässt.
Ein Tankgutschein für Mitarbeiter – steuerlich spricht das Gesetz vom Arbeitnehmer – ist ein zweckgebundener Gutschein, mit dem der Arbeitgeber das Tanken oder damit verbundene Waren und Dienstleistungen ermöglicht. Er kann innerhalb der monatlichen 50-Euro-Freigrenze begünstigt sein, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird und die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind. Andere relevante Sachbezüge desselben Monats müssen mitbetrachtet werden. Die 50 Euro sind eine Freigrenze, kein Freibetrag.
Die 50-Euro-Freigrenze im Detail prüfen · Alle Voraussetzungen für steuerfreie Tankgutscheine
Warum aus einer einfachen Idee schnell ein Monatsprozess wird
Stellen Sie sich einen typischen Monatsanfang vor: Ein Teil der Mitarbeiter möchte bei einer bundesweiten Kette tanken, ein anderer bei einer regionalen Station. Neue Kollegen kommen hinzu, jemand ist länger abwesend, ein Gutscheincode muss erneut zugeordnet werden. Die Lohnabrechnung benötigt anschließend einen nachvollziehbaren Stand.
Keiner dieser Schritte ist für sich besonders kompliziert. Die Reibung entsteht durch die Wiederholung. Bei 20 Mitarbeitern und 50 Euro geht es zwar um ein monatliches Benefit-Budget von 1.000 Euro – die Rechnung sagt aber noch nichts darüber aus, wie oft jemand auswählen, bestellen, verteilen, nachhalten und Rückfragen beantworten muss. Kosten und Arbeitgeberaufwand genauer berechnen.
Für Geschäftsführer ist deshalb nicht nur die Frage „Dürfen wir das?“ wichtig. Die bessere Frage lautet: Welchen Ablauf führen wir damit jeden Monat ein?
Drei Lösungen, die ähnlich klingen – aber andere Aufgaben lösen
| Lösung | Wofür sie gedacht ist | Wann sie gut passt | Wo Sie genauer hinsehen sollten |
|---|---|---|---|
| Tankgutschein | privater Mobilitätsbenefit | wenn viele Mitarbeiter regelmäßig tanken | Bindung an Anbieter, Produktbedingungen und monatliche Ausgabe |
| Sachbezugskarte | flexibler Sachbezug in einem zulässigen Rahmen | wenn Mitarbeiter unterschiedliche Waren oder Leistungen nutzen möchten | nicht jede frei einsetzbare Karte ist begünstigt |
| Fuhrpark-Tankkarte | Abrechnung betrieblicher Fahrzeugkosten | bei Dienstwagen, Flotte oder Fuhrpark | nicht mit dem privaten Mitarbeiterbenefit gleichsetzen |
Ein Tankgutschein ist also nicht automatisch eine Tankkarte. Und die beste Lösung ist nicht zwangsläufig die mit den meisten Funktionen, sondern diejenige, die zu Belegschaft, Zweck und Verwaltungsmodell passt.
Bei der Suche nach einer Tankkarte für Mitarbeiter können zwei unterschiedliche Dinge gemeint sein: eine Benefit- beziehungsweise Sachbezugskarte für private Einkäufe oder eine Fuhrpark-Tankkarte zur Abrechnung betrieblicher Fahrzeuge. Für die steuerliche und organisatorische Einordnung muss zuerst geklärt werden, welche dieser beiden Aufgaben die Karte erfüllen soll.
Für die Entscheidung, ob Sie einen privaten Mitarbeiterbenefit oder eine Tankkarte für Dienstwagen und Fuhrpark suchen, hilft Tankkarte für Mitarbeiter richtig einordnen.
Vier Leitplanken, die vor der Einführung stehen müssen
Sie müssen nicht jedes BMF-Schreiben selbst auslegen. Die folgenden vier Punkte sollten jedoch geklärt sein, bevor der erste Gutschein ausgegeben wird:
1. Waren oder Dienstleistungen statt frei verfügbarem Geld. § 8 Absatz 1 EStG behandelt zweckgebundene Geldleistungen und nachträgliche Kostenerstattungen grundsätzlich als Geldleistung. Bestimmte Gutscheine und Geldkarten können davon ausgenommen sein, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die gesetzlichen Kriterien erfüllen.
2. Das konkrete Produkt zählt. § 2 Absatz 1 Nummer 10 ZAG nennt unter anderem Instrumente für ein begrenztes Netz von Akzeptanzstellen oder ein sehr begrenztes Waren- beziehungsweise Dienstleistungsspektrum. Der Produktname allein genügt nicht.
3. Die Monatsgrenze gilt für die relevante Summe. Nach § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG bleiben entsprechend bewertete Sachbezüge außer Ansatz, wenn die Vorteile insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. Weitere anzurechnende Sachbezüge gehören deshalb in dieselbe Betrachtung.
4. Zusätzlichkeit ist keine Lohnumwandlung. Nach § 8 Absatz 4 EStG darf der ohnehin geschuldete Arbeitslohn nicht einfach zugunsten des Gutscheins herabgesetzt werden.
Die konkrete Gutscheinlösung, die lohnsteuerliche Verarbeitung und arbeitsrechtliche Ausgestaltung sollten vor der Einführung mit Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung abgestimmt werden.
Amtliche Grundlagen: § 8 EStG, § 2 ZAG und BMF-Hinweise zu Gutscheinen und Geldkarten.
Vom Tankgutschein für alle zur passenden Auswahl für jeden
Ein Tankgutschein ist attraktiv, wenn er zum Alltag des Mitarbeiters passt. Als Einheitslösung verliert er für Menschen ohne regelmäßigen Tankbedarf jedoch schnell an Relevanz:
| Wenn alle denselben Tankgutschein erhalten | Wenn der Arbeitgeber den Rahmen vorgibt |
|---|---|
| Arbeitgeber wählt einen Tankstellenanbieter | Mitarbeiter wählen den passenden Gutschein in der App |
| Benefit passt vor allem zu regelmäßigen Autofahrern | Auswahl umfasst Tanken, Lebensmittel, Drogerie und weitere Alltagsbedürfnisse |
| Änderungen erzeugen neue Abstimmung | der Sachbezugsrahmen des Arbeitgebers bleibt bestehen |
| unterschiedliche Wünsche führen zu Einzellösungen | mehr als 100 Akzeptanzpartner stehen in einer zentralen Auswahl bereit |
Mit NettoBooster legt der Arbeitgeber den Sachbezugsrahmen fest; Mitarbeiter wählen in der App ihren Gutschein aus mehr als 100 Akzeptanzpartnern, darunter Aral, REWE, dm und Rossmann. Wer tankt, kann einen passenden Tankgutschein wählen. Wer keinen regelmäßigen Tankbedarf hat, entscheidet sich innerhalb desselben Arbeitgeberrahmens für einen anderen Alltagsnutzen. So sieht die Sachbezugsauswahl mit NettoBooster aus.
So führen Sie den Tankgutschein ein, ohne später neu anzufangen
Beginnen Sie nicht mit dem Anbieter, sondern mit Ihrer Belegschaft. Wenn ein relevanter Teil der Mitarbeiter nicht tankt, sollte die Entscheidung zuerst zwischen Tankgutschein, breiterem Sachbezug oder einem Benefit-Mix fallen.
Danach lässt sich die Einführung in vier klare Entscheidungen gliedern:
- Rahmen bestimmen: Berechtigte Mitarbeiter, Höhe, Beginn, Freiwilligkeit sowie Regeln für Eintritt, Austritt und längere Fehlzeiten festlegen.
- Produkt prüfen: Akzeptanzbereich, Einlösung, Gebühren und steuerliche Eignung des konkreten Gutscheinmodells klären.
- Monatsprozess festlegen: Bestellung, Ausgabe, Wertkontrolle, Mitarbeiterzuordnung, Dokumentation und Übergabe an die Lohnabrechnung eindeutig beschreiben.
- Mitarbeiter verständlich informieren: Auswahl, Einlösung, Gültigkeit und Ansprechpartner so erklären, dass der Benefit nicht mit Rückfragen startet.
Für die praktische Umsetzung helfen der Ablauf für Kauf, Ausgabe und Einlösung, die Hinweise zur Lohnabrechnung und das Ausgabeprotokoll als Muster.
Wann ein Tankgutschein die richtige Entscheidung ist – und wann nicht
Ein klassischer Tankgutschein passt, wenn private Fahrtkosten für einen großen Teil der Belegschaft relevant sind, ein passendes Gutscheinnetz vorhanden ist und der monatliche Prozess klar geregelt werden kann.
Eine breitere Lösung ist oft überzeugender, wenn Mitarbeiter sehr unterschiedliche Bedürfnisse haben, mehrere Benefits kombiniert werden sollen oder die Bindung an einzelne Tankstellen unnötige Rückfragen erzeugt. Das ist kein Argument gegen den Tankgutschein. Es ist ein Argument dafür, zuerst die Aufgabe und dann das Instrument zu wählen.
Vorteile und Nachteile von Tankgutscheinen abwägen
Häufige Fragen
Wie hoch darf ein Tankgutschein sein?
Für die Sachbezugsfreigrenze sind insgesamt bis zu 50 Euro je Kalendermonat relevant. Weitere anzurechnende Sachbezüge desselben Mitarbeiters müssen berücksichtigt werden.
Ist jeder Tankgutschein steuerfrei?
Nein. Betrag, Gutscheinmodell, Akzeptanzbereich, Zusätzlichkeit und Abrechnung müssen gemeinsam geprüft werden.
Kann der Arbeitgeber einen Tankbeleg erstatten?
Eine nachträgliche Kostenerstattung ist grundsätzlich eine Geldleistung und nicht automatisch mit der Ausgabe eines begünstigten Gutscheins gleichzusetzen.
Können Minijobber einen Tankgutschein erhalten?
Ein Tankgutschein kann grundsätzlich auch bei einem Minijob in Betracht kommen. Die konkrete Gestaltung und mögliche Auswirkungen auf das Beschäftigungsverhältnis sollten fachlich geprüft werden.